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基于组织记忆流程的组织适应力提升策略研究

2024-02-26 来源:好走旅游网
第28卷第14期 2011年7月 科技进步与对策 、,01._28 N0.14 Ju1.2O1 l Science&Technology Progress and Policy 基于组织记忆流程的组织适应力提升策略研究 李志远 ,张路通 (1.上海东华大学旭日工商管理学院,上海200051;2.兰州大学管理学院,甘肃兰州730000) 摘要:随着经营环境不确定性的增加,通过有效管理组织记忆以提升组织适应力,变得越来越重要。在 回顾了组织记忆、组织适应力的概念以及两者关系的基础上,以组织记忆的管理流程为切入点,建立了组 织记忆的流程模型,对如何改善组织记忆管理,以提升组织适应力进行了研究,并提出了针对性的对策建 议。 关键词:组织记忆;组织适应力;组织学习;知识库;组织遗忘 DOI:10.3969/j.issn。1001—7348.2011.14.005 中图分类号:C936 文献标识码:A 文章编号:1001—7348(2011)14—0021—05 0 引言 在竞争激烈的知识经济时代,企业只有比其竞争 对手更好更快地适应这一复杂的环境,才能够生存发 1 理论回顾 1.1组织记忆 研究者们从不同的研究角度给组织记忆进行了定 展。但是什么才是提升组织适应力的根本要素呢?正 如彼得德鲁克所说,“目前真正属于控制性的资源和决 义。kingston等 认为“组织所拥有的知识资产的总和 可以被看作为组织记忆”;wa】sh和Ungsonl_8 给组织记 定性的生产因素既不是资本,也不是土地和劳动力,而 是知识。”知识在组织中经过实践与积累,沉淀成了组 织记忆,即组织记忆的本质就是知识。有效地管理和 利用组织记忆,对提升组织适应力有重要作用。 Moorman研究了组织记忆的水平(即内容的多少)和传 播(dispersion)对新产品短期财务绩效和创新性的影 响 ;chang和cho两位学者实证研究了组织记忆对新 产品成功研发的影响l_2 ;Cohen和levinthal进行了组 忆下的定义是“由组织历史存储的用于影响目前决策 的信息”;Stein 定义为,组织记忆是组织将过去的知 识运用于当前活动,从而导致组织效率变化的一种方 式;Moorm和Miner…把组织记忆理解为有着不同内 容、水平、传播性和获得性的集体信念,行为惯例或是 人工物品;Anand口。。定义组织记忆是组织存储的知识、 信息,以及组织成员获得存储和提取知识的一种过程。 国内对组织记忆的研究还不是很深入和广泛。其中, 织记忆对组织评估和导人外部信息能力的影响研 究[3 ;国内学者蒲明探讨了组织记忆、组织即兴和组织 学习三者之间的关系l_4]。但是目前关于组织记忆对提 升组织适应力的策略研究,只是零星地提及,并没有 对此进行深入的研究分析。Kogut和Zanderl5 认为, 企业的异质性知识资源是提高组织柔性能力及适应 力的途径之一。Teece_6 进一步提出互补性知识资产 田也壮等人 对组织记忆进行了研究,他们对组织记 忆的定义是“个体与组织知识相互协调的统称,组织记 忆要通过人来完成,是人与知识的不断交互”。 纵观近2O年来对组织记忆的研究,大致可以分为 4类,见表1。 本文认为组织记忆是组织在历史发展过程中产生 的必然结果。组织记忆是借用人类记忆的概念来描述 组织中对技术、运作方式、程序化、内容以及文化等内 容的代代传递,它储存了以员工和组织为载体的知识、 经验、习惯、规则等。同时,组织记忆是获得、储存、复 制传递和提取利用的一个动态过程。因此,组织记忆 可以分为静态组织记忆和动态组织记忆。本文正是从 能够为企业带来竞争优势、降低组织刚性、提高组织 适应力。本文基于组织记忆的管理流程,建立了改善 组织记忆管理的研究模型,并由此提出了4个提升组 织适应力的策略。 收稿日期:2011-03—14 基金项目:中央高校基本科研业务费专项资金项目(09LZUJBWZY015) 作者简介:李志远(1972一),男,河南新郑人,上海东华大学旭日工商管理学院博士研究生,兰州大学管理学院副教授、硕士生导师,研究 方向为营销管理、知识管理;张路通(1986一),男,江苏徐州人,兰州大学管理学院硕士研究生,研究方向为营销管理。 ・ 22 ・ 科技进步与对策 2011正 静态和动态两个角度出发,以组织记忆的流程为切入 是已有组织记忆重新组合、生成新结果的过程。针对 点,对组织记忆进行研究,以提高组织适应力。 表1组织记忆的类别 1.2组织适应力 目前关于适应力的研究主要有4种理论:一是认 为企业是由不同资源构成的资源观,它认为拉动组织 成长的“知识和资源”是改进组织适应力的主要途径。 二是由组织行为学得出的组织学习理论,该理论认为 组织活动和组织资源的加工过程决定了组织成长活动 的强弱。三是组织复杂理论认为企业实际上是由社会 网络、知识系统和经济系统交织在一起的复杂系统,不 断提高组织的“适应性景观”是企业获取竞争优势的源 泉。四是组织适应动力学认为组织自发地完善或优化 其工作系统、管理流程、人力资源系统、理念、价值观和 领导行为,以适应其商业环境和在该环境下所作出的 战略选择。正是这种调整与适应推动企业发展,形成 竞争中所需要的能力和文化。 本文的组织适应力就是指企业依靠组织记忆,通 过技术创新、过程改变、组织结构再设计等变革来适应 企业内外部环境的变化,以使组织可持续成长。 1.3组织记忆和组织适应力的关系 纵览有关文献,组织记忆与组织适应力的关系研 究可以划分为三类观点:一类观点认为,组织记忆会对 组织适应力的提高产生阻碍。其理由是当组织记忆的 水平上升时,提高组织适应力会变得更加困难,组织就 会出现“能力陷阱”、“核心刚性”、“惯例刚性”、“职能锁 定”等弊端。如果组织记忆嵌入于组织惯例,就会降低 组织灵活性,这一现象也就是“惯例刚性”(routine ri— gidity)。高水平的组织记忆会抑制组织已有模式以外 的行为。Leonard-Barton和Dougherty的研究发现,记 忆水平高的组织在开发新产品时,其发生偏离以前行 为模式的可能性较小n 。 第二类观点认为,组织记忆能提高组织适应力和 组织创造性;在存在组织记忆的条件下,组织中某些形 式的创造力会很旺盛。例如,组织即兴应对突发事件 组织适应力的研究强调,以前经验的重新结合是新活 动的关键来源。Cohen和Levinthal_3 发现,组织记忆能 提高组织评估和导人新外部信息的能力,从而提高组 织适应力。 第三类观点是前两类观点的折中。这类观点权变 地认为,组织记忆对组织适应力的提高有利有弊,即在 不同的情形下有不同的影响。例如托马斯等人 认 为,当组织的环境变化很慢、甚至不变化时,组织记忆 能够帮助组织决定如何应对未来的问题;然而当环境 发生快速而又巨大的变化时,组织记忆可能会延误组 织应对。 2研究模型 组织记忆是一个捕获知识、存储记忆、复制传递、 提取利用的动态过程。本文的研究正是基于这样的动 态过程展开的:在捕获知识这一阶段,强调组织记忆的 新陈代谢;在存储阶段,采用集散化的存储模式;在复 制传递阶段,着重说明了组织学习和记忆共享对提升 组织适应力的作用;在提取阶段,指出应根据提取人的 不同知识背景、决策的实际情形,对提取的组织记忆进 行加工创新,同时组织记忆的创新贯穿整个动态流程。 本文将从这4方面进行阐述。 创新 i获 l存储 ’ , l [=== 陈代谢I集散模式 外部环境 I提取 I复制传递 适时创新J学习共享 决策活动 图1研究模型 2.1组织记忆的新陈代谢 组织在成长发展过程中,其在实践中积累的经验 知识不断地沉淀为组织记忆,以致组织记忆的库容量 不断增大。这样就增加了管理、检索和提取组织记忆 的困难。这种困难不但增加了组织的成本,同时也大 大降低了组织的适应力。因此,组织记忆要进行新陈 代谢,并根据组织自身的实际情况,进行人为、主动地 加速(见图2)。 组织记忆的“新陈”主要是指组织积极地从多种渠 道捕获和吸收内外部的新知识,如引入新员工、并购新 企业、与其它企业建立战略合作联盟以及购买新技术 等方式,并且将这些新的组织记忆与组织原有的记忆 相结合,利用管理者、专家或者员工的智慧,使这些新 的组织记忆得以利用,同时唤起和激发原有组织记忆 的突变,产出对企业有价值的新组织记忆,以使组织有 更好的适应能力。但是在“信息爆炸”的知识经济时 代,组织面临的新知识有无穷多,组织在捕获和吸收新 知识时并非是盲目的,因为组织记忆是具有选择性的 第14期 李志远,张路通:基于组织记忆流程的组织适应力提升策略研究 2.2 以信息技术为基础的集散化存储模式 ・23・ 和主观的。组织在捕获和吸收新知识时,要经过管理 者、专家的谨慎思考,选择性地捕获对组织有积极作用 存储组织记忆的知识库,提供了获取组织集体经 验的特殊机制,它使集体经验客观化并为人们所利用。 知识库作为组织中的共同智慧,属于组织记忆的范畴, 是组织记忆的一部分。同时,组织记忆非均匀、非等量 地分散于组织内部。本文的观点认为,组织记忆应该 以集散化的模式来存储。集散化的模式,意即集中又 分散的方式(见图3)。所谓集中,是指以组织整体为单 的知识,因为“有助于决策和解决问题的信息随着时间 的变迁,才会成为组织记忆的核心 1I,。因此在捕获知 识的初始阶段,有必要进行知识过滤,即根据组织的战 略目标与知识管理目标的一致性,以及能否提升组织 适应力、能否为组织创造价值为标准,来衡量知识的有 益性。如果出现不适合组织发展的知识,就果断地采 取摒弃策略。组织获取的新知识需要经过沉淀,才能 位,建立一个存储全部知识的组织记忆总库。分散是 进人组织记忆系统,进而成为提升组织适应力的有效 知识。所以在新知识嵌入组织记忆系统时,要进行第 二轮选择,辨别出有益与有害的知识,并及时将有害的 知识摒弃,以免被组织记忆系统损伤了适应力。 图2 组织记忆的新陈代谢流程 组织记忆的“代谢”是指组织要刻意地忘记、清除 无用或冗杂的组织记忆。组织要学会遗忘,即对存在 于组织中的知识,在一定条件下不能再认识和回忆,或 者在再认识和回忆的过程中发生错误的行为。组织遗 忘分为有意遗忘和无意遗忘。相对组织记忆的“新陈” 而言,管理好组织遗忘意味着防止无意遗忘对组织有 用的组织记忆,例如组织的核心技术、操作流程,甚至 是组织文化。无意遗忘这些有用的记忆会导致组织花 大量的时间成本去重新学习与积累,并阻碍组织适应 力的提升。同时,组织要有意识地放弃一些不利于组 织发展的记忆。现代企业所处的环境瞬息万变,过多 地依赖于从以往的经验中吸收知识,会使组织陷入“能 力陷阱”。过时的成功经验有可能削弱组织的适应力, 因此组织应对以往成功经验、失败教训等进行有意识、 有选择的遗忘。 随着环境的变化以及组织的成长,原有组织记忆 的有效性大大降低。此时,如果未能及时地对组织记 忆库补充新知识,组织中沉淀下来的无用知识会越来 越多,有效的可调动的组织记忆会越来越少。因此组 织要及时地更新记忆库,同时清除陈旧无用的记忆,使 组织记忆库精简有效。只有精简有效的组织记忆,才 有助于组织适应力的提升。同时,保持组织记忆的开 放度、动态更新,可以塑造企业发展的路径与能力,促 进组织适应力的提升和稳定。组织记忆的自我动态演 化机能,能推动组织适应力的健康提升。 指企业内部要以部门为单位,甚至以岗位为最基础单 位,进行各自的分散化存储。 企业作为一个整体,在长期的生存发展中积累了 丰富的历史经验,这些知识都会沉淀为组织记忆,同时 各个部门、各个岗位,以致每位员工都会形成自己的组 织记忆。因此,组织需要建立一个总的知识库,这个知 识库不仅存储着企业作为一个整体所独有的记忆,同 时还将各个部门、各个岗位乃至不同员工的记忆汇总 存储。企业中不同的部门或岗位,其设立的时间不同, 面临的成长环境也有所差别,各自业务中所需的知识 也不同,所以每个部门、每个岗位都会形成有别于其它 部或岗位的组织记忆。当某一部门或者岗位的员工在 日常经营中需要向组织记忆库提取经验知识时,他们 会首先从自己的记忆库中检索寻找相关的最优、可能 起到帮助作用的知识。这样可以优化企业的决策质量 和速度,提升组织适应力。但是有些时候,企业需要部 门之间的跨领域合作,亦或岗位之间的合作,需要用到 自己记忆库以外的知识经验,这时他们就可以从组织 记忆总库中提取自己需要的经验知识。 图3集散化存储模式 组织记忆的存储、知识库的建立与管理、检索和提 取,都离不开信息技术的支持。信息技术作为保障组 织记忆系统的手段,其优势具体体现为知识的可获取 性和重新提取的速度。这些都有利于组织系统地、条 例地规范其内部知识。网络技术的发展,加速了组织 记忆的创造。这些工具既可以被用来记录正式的知 识,如员工守则、培训资料等,又能用来存储非正式的 知识,如某些心照不宣的技巧、专长、经验和经历等许 多可能在组织中被忽视的东西_1 。信息技术的发展使 得组织记忆不仅仅局限于专家系统的固定规则来推理 新知识,而可以更多地使用嵌入式文本化知识来支持 ・ 24 ・ 科技进步与对策 2011年 决策过程。利用信息技术管理组织记忆,可提高组织 记忆的精确度、可参考性、完整性和高反馈性;利用信 息技术,使组织记忆总库与各个部门、各个岗位的组织 记忆库之间保持连接通畅、互相共享,以及加快员工的 提取检索时间,使组织能够快速、从容地应对动荡激烈 的竞争环境。 2.3组织记忆的学习共享 组织记忆在企业中是不断流动和动态的,不断地 在各个部门、岗位之间进行着复制和传递。它如同血 液一般流淌在组织内部的各个地方。组织记忆的复制 是指当企业面临的情形环境和组织记忆中的情形环境 极为相似甚至相同时,企业可以从组织记忆库中提取 已存的应对策略,直接运用到当前的企业决策活动中, 以提高组织效率。当然在当今时代,企业所面临的情 形与历史情形极端吻合的几率太小,所以组织记忆的 复制传递过程绝非简单的“复制一粘贴”过程。同时, 组织记忆如同人类的记忆一样,越是被反复地复制、提 取利用,其永固性就越牢。因此,组织记忆的惯性越 强,就越难改变它,此时组织记忆的惯性就对组织适应 力产生了负面影响。在复制组织记忆的过程中,组织 应该通过加强组织学习来改变这一负面影响。 组织实际上是由知识存量与流量构成的开放型知 识演化系统,而组织适应力的形成本质上是一个知识 积累与组织学习的过程。在这一组织记忆演化过程 中,组织适应力是在组织学习知识活动的推动下形成 的。这里的组织学习强调的是识别当前环境的能力、 选择组织记忆的能力和加工、创新组织记忆的能力。 当面临新的形势时,企业通过组织学习来识别当前形 势的特点、与组织记忆中历史情形的差异,从而恰当地 选择组织记忆来处理问题,并依据企业的具体情况具 体分析、创新组织记忆以运用到组织当前的活动中。 组织学习应该同时进行开发式学习和探索式学习 (Terwiesch Bohn 2000):开发式学习注重培养组织识 别情形的能力和选择组织记忆的能力,以降低运作成 本、提高组织效率。而探索式学习是探索新的组织能 力,加工、创新组织记忆的能力,提高组织应对未来不 确定性市场变化的适应力_1 。这两种组织学习方式在 组织适应力的培养过程中是互补的,在组织学习中也 是共存的。由于组织学习是一个复杂的系统过程,Sen— ge(1 990)认为只有通过组织的系统思考和系统学习,企 业才能避免遭遇“组织智障”和“成长陷阱”。 组织记忆的传递是指组织中的资深员工,按一带 一或一带多的方式将组织内的技能和知识传递给新人 的过程。企业中每个部门、每个员工都存在着复制其 组织记忆的单元,它们在传递的过程中除受到组织文 化、组织发展水平以及组织记忆积累状况等因素的影 响,还受到组织记忆传递主体的影响,因为组织记忆在 传递过程中不可避免地发生了变异。组织记忆变异是 指组织记忆因受到内外部因素的影响而需要做变革性 的调整。为了使组织记忆的变异向有利于组织适应力 提升的方向发展,组织记忆的传递主体与受体要进行 充分的组织记忆共享。组织记忆共享不仅可以提高组 织记忆的传递效率,而且还有利于组织记忆的创新,提 高组织行动的一致性。 组织学习和记忆共享对提高组织适应力有很大的 作用。通过它们,可以构建组织成员间的互动网络,而 互动网络是组织存储和提取经验知识的有效方式。 2.4创新组织记忆 在组织记忆的提取过程中,组织要对所提取的组 织记忆进行适时地创新,即既要满足组织的决策需要, 又要满足时间上的要求,不要因为创新而贻误最佳决 策时机。同时创新也是贯穿于整个管理流程的,这部 分强调的组织记忆创新与前面强调的组织吸收新知 识、形成新记忆,从而有新记忆和原有记忆的结合,进 而引起组织记忆的突变不同,与组织记忆复制传递过 程中组织记忆的变异也不同。组织记忆变异是指在非 动力性推动下组织记忆发生歧化的现象,而组织记忆 的创新则是指在内部动力和积极性推动下,组织主动 地对传统组织记忆模式进行改造的行为。组织记忆的 突变是自发、偶然发生的,而组织记忆创新则是主动 地、人为地积极实施结果。 组织记忆的创新过程分为引进式组织记忆创新和 渐进式组织记忆创新。引进式组织记忆创新是指从企 业外部引进一套成熟的组织记忆——管理运行模板, 并与企业内部现有的组织记忆融合以实现组织记忆创 新。渐进式组织记忆创新表现为组织管理者意识到原 有的组织记忆已不适应环境要求,新的组织记忆在其 头脑中形成主体框架后,经向下推行试点后形成新的 组织记忆,之后在组织内推广 。在当前企业经营环 境变化激烈的情形下,渐进式的组织记忆创新更有利 于提升组织记忆适应力,而且更为安全有效,不至于引 发企业的过分动荡。引进式组织记忆创新表面上靠组 织直接从企业外部引进成熟的组织记忆模式,可节省 时间,其实不然——引进式组织记忆与原有组织记忆 的融合经常需要很长的时间,组织记忆是组织长期实 践活动的历史积累,有时候引进式组织记忆几乎不能 与原有组织记忆相融合,这不利于提高组织应对环境 变化的能力。我国许多企业盲目引进ERP系统,但由 于ERP系统与企业相融性差,以致ERP系统不能充分 发挥其作用,造成巨大浪费。组织适应力的形成和发 展不是一蹴而就的,而是在组织与环境的交互过程中 不断培育和发展起来的,渐进式的组织记忆创新采用 温和、渐进的方式,对提升组织适应力、长久持续地发 展是安全有效的。 3 结语 组织记忆是提升组织适应力的最根本因素,企业 第14期 李志远,张路通:基于组织记忆流程的组织适应力提升策略研究 ・ 25 ・ 应该积极管理组织记忆,充分利用组织记忆来提升组 2003,34:505 15. 织适应力。本文主要以图1为研究模型,以组织记忆 [6] TEECE D J.Profiting from technological innovation[J].Re— 的管理流程为切入点,进行研究。针对组织记忆的捕 search Policy,1986,15(6):285—305. 获、存储、复制传递和提取这4个环节,本文分别提出 [7] KINGSTON J,MACINT0SH A.Knowladge mangement 了组织记忆的新陈代谢、以信息技术为基础的集散式 through multi—perspective modeling:Representing and dis— tributing organizationa1 memory[J].Knowledge—Based Sys— 存储、组织学习和记忆共享、组织记忆创新这4个策略 terns,2001,13:121—131. 来改善组织记忆的管理,以期提升组织适应力。但是 [8] WALSH J P,UNGSON G R.Organizational memory[J].A— 这些改善策略并非是完整、具体的,还有待于继续深入 cademy of Management Review,1991,16(1):57—91. 的研究与实践,同时对组织记忆如何影响组织适应力, [9] STEIN E W.0rganizational memory:Review of concepts 即组织记忆影响组织适应力的机理,还没有明确的数 and recommendations for management[J].International 学分析模型。在这个视知识为最重要、最活跃资源的 Journal of Information Management,I995,15(2):17—32. 知识经济时代,企业面临的环境又日趋不确定,组织要 [1O] R0BEY D,WISHART N A,R()DRIGUEZ DIAZ A G. Merging the metaphors for organizational improvement: 想可持续地成长发展,就要具备强大的组织适应力。 Business process reengineering as a component of organi— 因此,研究组织记忆如何提升组织适应力任重而道远。 zational learning[J].Accounting Management 8L Informa tion Technologies,1995,5(1):23—39. 参考文献: [¨] 张莉,田也壮,齐中英,基于知识的组织记忆框架研究[J]. 情报科学.2005,9(2):1277—1301. Eli MOORMAN C,Miner A S.The impact of organizational [12] LE0NARD BART0N D.Core capabilities and core rigidi— memory on new product performance and creativity[J]. ties:a paradox in managing new product development[J]. Journal of Marking Research,1997,34(1):91-106. Strategic Management Journal,l3:1 1 1—125. 22] DAE RYUN CHANG,HANG CHO.Organizational memo— [13] 托马斯・A・科勒普罗斯,理查德・斯宾奈罗,韦恩・汤姆 ty influences new product success[J].Journal of Business 斯[M].沈阳:辽宁教育出版社,1999:44. Rasearch,2008,61(2):13~23. 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Key Words:Organizational Memory;Organizational Adaption;Organizational Learning;Knowledge Base;Organizational Forgetting 

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