对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各场所使用的均为有效的文件和资料。 2、范围
适用于公司所有与质量体系有关的文件和资料的控制和管理。 3、职责 3.1
生产部文控中心负责《质量手册》、《程序文件》及所有三级文件收发和处理。各
部门使用的表单由各部门打印使用，但必须满足文控中心表单编号要求。
3.2 公司各部门负责部门内部三四级文件的编写、修订和审核，并交由管理者代表核
准，各部门负责本部门使用的文件的归档和保管及本部门使用的资料的管理。
3.3 公司的质量手册由管理者代表组织ISO小组编写，并由总经理核准后发行。程序文
件由各部门主管组织制订，管理者代表审核，总经理批准后发行。
4、程序：
4.1 质量管理体系文件的分类： a. b. c.
第一级文件——《质量手册》 第二级文件——《程序文件》
第三级文件—— 内部文件（管理制度、岗位职责、作业指导书、操作规程、装配作业指导书、检验规范，产品图纸等文件）和外部文件(上级行政文件、国家和地方法律法规、国内外标准等文件)。
4.2 文件的审核和批准
文件类别 件名称
第一级文件 第二级文件 第三级文件
质量手册 程序文件 零部件图纸及工艺
编制
推行小组 部门主管 技术工程师/工艺工程师
审核人
管理者代表 管理者代表 技术部主管
批准人
总经理 总经理 技术部经理
第三级文件 第三级文件
检验规范 作业指导性文件
技术工程师 工艺工程师&产品工程师
质量管理部经理 生产部工艺主管
管理者代表 生产经理
第三级文件 行政管理制度 行政部 行政经理 行政经理
上海埃海迪机械有限公司 Henovo Precision Company 文件名称 文件编号 文件版本 文件控制程序 QP-QM-201 A 版 次 生效日期 页 数 0 2008．08．01 2 / 4 4.3 内部文件的编号 4.3.1 文件编号 a. b.
质量管理手册编号为：GHL-QM；GHL表示公司名称的缩写,QM表示质量手册； 程序文件的编号为：“QP-部门代号-文件级别号+顺序号”， 例如《文件控制程序》QP-QM-201,QP表示程序文件,QM表示此程序文件由质量管理部管理, 2表示第二层次文件,01表示质量管理部在质量体系里第一个文件；
c.
作业指导性文件——零部件图纸、管理制度、作业指导书、检验规范等编号为：三级文件代号-部门代号-文件级别号+顺序号，例如：《岗位任职要求》WI-AD-301，WI表示作业指导性文件，AD表示此文件由人事行政部管理,3表示第三层次文件,01表示人事行政部在质量体系里第一个作业指导性文件；
d.
质量记录编号：质量记录代号-部门代号-文件级别号+顺序号，例如：《受控文件清单》QR-QM-401，QR表示质量记录，QM表示此记录由质量管理部管理, 4表示第四层次文件,01表示质量管理部在质量体系里第一个质量记录；
4.3.2 各部门代号如下:总经理室-GM、商务部-CBD、采购部-PU、技术部-EN、质量部-QM、
管理部-AD、财务部-AC、生产部-PR。 4.4 文件的发放 4.4.1 受控文件发放： a.
《质量手册》、《程序文件》可以电子文档的形式发放，电子文档或软盘由文控中心以《受控文件清单》方式登陆到公司局域网的指定目录下进行控制，各部门收到电子文档后向文控中心进行确认并以只读的形式使用文件。
b.
管理制度、作业指导书、检验规范等文件的发放：文控中心按照使用的情况进行发放，在文件上盖文控中心专用的“发行”章，收文者在《文件收发记录》上签名；使用部门将本部门的受控文件清单发给文控由文控汇总在《受控文件清单》上，交文控中心存档。
4.5 文件的使用管理
4.5.1 各部门对纸介质文件应妥善保管、保持整洁。对电子文档的文件，存贮在部门电
脑中设立的专项子目录（文件夹）中，以便于查找。
上海埃海迪机械有限公司 Henovo Precision Company 文件名称 文件编号 文件版本 文件控制程序 QP-QM-201 A 版 次 生效日期 页 数 0 2008．08．01 3 / 4 4.5.2 公司内部文件，使用部门应注意保密，不得外借或随意复制，如需复制需到文控中心索取并加盖文控复印章。 4.6 文件的更改
4.6.1 文件需要更改时，由原编制部门填写《文件更改申请单》。
4.6.2 文件的更改部分由该文件原审批人审批。若指定其他人审批时，审批人应获得审
批所需依据的有关背景资料。对图纸的更改需求一般以《文件更改申请单》的形式，提出申请，经批准后实施。对更改的需求视需要由商务部提请客户确认。
4.6.3 更改纸介质文件，可根据每次修改内容的多少采取杠改、粘贴、换页、换版的方
式。更改电子文档时，应在更改部位使用醒目颜色的字体予以区分。
4.7
文件的换版
A/0表示文件状态，A、B、C…表示文件版本，依次类推，0、1、2、3…表示文件修订的次数，不同的文件根据修改的次数进行换版。
4.7.1 质量手册换版 a.
在公司组织机构或外部环境有重大变动等情况发生时，视需要，由总经理决定换版。
b.
当有重大内容变动或某一页修改超过10次，需对页次进行换版。修改后的《质量手册》应表明修改次数、修改方式，并在修改页上登记。
4.7.2 程序文件换版：
当一个程序文件修改次数超过5次时，需进行换版。
4.7.3 第三级文件换版：
当有重大内容变动或某一页修改超过3次，需进行换版以1、2递增的形式表明升级状态。
4.8 文件的作废和销毁
4.8.1 文控中心应按文件的发放记录将旧版文件收回，加盖“作废”章。这里要强调的是各部门必须配合将旧版文件交给文控中心，不得有任何理由保存旧版文件。 4.9 外来文件的控制 4.9.1 外来文件的分类：
上海埃海迪机械有限公司 Henovo Precision Company 文件名称 文件编号 文件版本 文件控制程序 QP-QM-201 A 版 次 生效日期 页 数 0 2008．08．01 4 / 4 a. b. c.
参考书——包括各种工具书、文件汇编、参考图集等。 技术档案。
国家及地方法律法规文件。
4.9.2 外来文件的保管
A)由文控中心建立《外来文件登记表》，资料的保存环境应适宜，具有防火、防潮、等措施，以防止纸介质文档和磁介质文档损坏、变质和数据丢失。
B)对于日常需要经常查阅的工具书,法律法规文件,且不易分发复件的文件,由文件控制中心对其登记并盖章后分发给需求部门.对于不便复印或日常不常用到的文件,直接由文件控制中心保存,需用时,由需求部门登记借阅.
4.9.3 外来文件的借阅
需借阅文件时，应填写《文件借阅、复制记录表单》，得到批准后方能借阅，借阅资料应在规定的期限内归还。
4.10 电脑上文件与资料的控制
4.10.1公司电脑上所存文件和资料由电脑使用人员负责保管，电脑使用人员应定期对电脑
进行杀毒，避免文件因病毒感染而丢失；
4.10.2电脑使用人员应注意电脑上所需文件和资料的保密，未经批准，不得将电脑上所存
文件和资料拷贝给他人。
5．相关程序文件 5.1《质量记录控制程序》 6、质量记录
6.1《受控文件清单》 6.2《文件领用登记表》
6.3《文件更改申请单》 6.4《文件和资料借阅登记表》 6.5《文件作废及销毁申请单》 6.6《外来文件登记表》 6.7《文件收发记录》
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