会计档案电子化相关问题研究

会计档案电子化相关问题研究

作者：闫志秋

来源：《财经界·学术版》2015年第09期

摘要：随着人类生产经营与经济体制的不断改革发展，我国的会计档案也经历了三个发展时期，主要是以下三个时期：纸质版会计档案时期、纸质会计档案与电子会计档案结合时期、电子会计档案时期。随着信息技术与网络技术的飞速发展，衍生出会计电算化、无纸化办公等技术，这些技术都为会计档案实现电子化创造了平台，传统的纸质档案不仅工作量大、查询困难，而且也不适应信息化时代的发展需求，实现会计档案电子化不仅能够提高档案人员的工作效率，也顺应了时代的发展需求。因此，本文关于电子档案电子化的相关问题进行了分析与研究，并提出建议。

关键词：会计档案 电子化 相关问题 电子档案

随着网络技术与信息技术的不断改革发展，会计工作逐步由电算化向信息化转变，同时，会计档案的管理方式也发生了翻天覆地的变化。在这一背景下，传统的纸质版会计档案管理已经无法适应信息化时代的发展。因此，实现会计档案电子化将是顺应时代发展的必然结果。会计档案主要包括企事业单位关于会计行为以及会计数据的各种资料信息，具有保存意义的文件。例如，会计凭证、报销单据、财务报表以及其他会计资料。此外，加强会计档案电子化管理工作十分重要，要不断改进并完善管理制度，树立创新意识，努力创新会计档案电子化管理方法具有重要意义。

一、会计档案管理中存在的问题

（一）档案保存不规范、会计档案严重缺失

由于考虑到管理成本等因素，大多数企业并未专门成立档案管理部门，多数重要的会计档案均有企业领导自主管理，例如，企业的固定资产产权证明等，由于会计档案管理缺乏规范性，极易造成重要档案资料缺失的现象发生，从而导致会计档案缺乏规范性、完整性。此外，会计档案严重缺失不仅可以反映出企业会计管理工作中的不足与存在的问题，这些问题都是阻碍企业发展的重要因素；还会拉低企业在社会中的形象，破坏企业声誉，造成不必要的损失。另一方面，企业还存在个别不良分子，企图以权谋私，实施偷税、漏税等犯法行径，具体表现为：篡改或编造不真实的会计凭证，从而造成重要会计档案缺失的现象 （二）会计凭证数量较大、严重浪费办公资源

随着信息技术的飞速发展，会计电算化已经引起多数企业的广泛关注与重视，为了规范会计档案，企业都安装了ERP核算系统，通过这一系统生成的会计凭证将会大幅度下降。但是

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn

由于ERP系统与其他财务管理系统有工作上的交叉、渗透，故而系统中产生的记账凭证会大幅度上升。换言之，从数量上而言，会计凭证的数量依旧较大。与此同时，财务人员将要打印的财务报表、会计账簿以及其他会计资料将会更多，严重浪费办公资源。 （三）原始单据与集成凭证无法相互匹配、工作效率不高

在实际的会计工作过程中，ERP系统生成的集成凭证以及原始凭证通常产生与工作后，这一现象不仅没有减轻财务人员的工作量，还严重拖慢了工作效率。此外，工作后产生的集成凭证往往比原始凭证数量多，凭证之间无法相互匹配。

（四）电子与手工查账方式不同、会计档案管理缺乏科学性

随着信息技术的不断发展，财务管理系统引入了最先进的管理理念、管理技术，这些都是传统会计工作中无法实现的。虽然电子化会计档案还是会有部分档案需要打印，但是通过电子制表已经大大的提高了工作效率，使传统的手工查账方式无用武之地。总而言之，由于企业在管理过程中，对会计档案管理工作没有给予一定的重视，导致企业生产经营需求与会计档案信息的管理差距逐步加深，因此，优化会计档案电子化管理方式，从而促进会计档案利用水平的提高。

二、加强会计档案管理的具体措施

（一）完善硬件设施建设，促进电子化会计档案的有效利用

传统的财务查账过程中，最先是从财务系统中获取财务凭证号，凭借这一号码到档案管理部门去查询相应的档案资料，当办公地点与档案存放地点距离比较远时，那么查账将会耗费较长的时间。因此，为了促进电子化会计档案的有效利用，企业必须配备相关的硬件措施，例如，上网设备、扫描仪、传真机等。此外，在计算机中安装专业的会计档案查询系统尤为重要，这一系统与企业的财务管理系统是融合的，能够实现信息共享，这样就能够节省查询时间，直接凭借凭证号码就能调取相应的档案资料，两系统的有机融合不仅提升了会计电子档案的利用率，还使企业工作人员的工作效率有所提升。 （二）利用数据标准接口，实现会计信息标准化

随着信息技术深入应用于会计工作中，统一会计信息尤为重要，这一问题亟待解决，实现会计数据接口标准化是解决这一问题的最佳途径。这是因为数据标准格式XBRL不仅能够提供标准的数据接口，还能实时转换各种不同格式。此外，由于XBRL操作设备不统一，尤其在开放网络环境下，因此必须具备国际化标准。通过XBRL既能够整合企业内部结构、优化企业会计资源、统一会计信息数据，针对不同软件、不同格式的会计信息，还能进行自由转换，并且还具有较高的安全性，根据相关的数据制定出相关的财务报表。根据新的会计制度与财务制度

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn

的相关要求，利用有效的工具，实现财务报表的二次利用，防止不同财务软件版本不同导致会计数据丢失。换言之，只要采取XBRL技术，就能够实现不同财务软件版本之间会计数据信息的自由转换，同时统一了财务报告数据的标准。另外，这一激素既拓展了电子化会计档案的数据使用范围，还将标准接口的相关数据进行了整合，实现会计信息的标准化目标。 （三）构建信息平台，加强会计档案管理信息化的脚步

根据企业先行的会计档案管理现状而言，大多存在会计凭证连贯性差、管理缺乏规范性等问题。基于此，企业必须加强信息平台的构建工作，同时，要保证信息平台的人性化，便于日后档案管理人员进行管理，会计档案中的数据信息的安全性、各类凭证的连贯性、管理权限的明确性等，这些都是为企业生产经营管理工作而服务的，随着电子单据的广泛应用，纸质单据数量随之下降。根据企业中财务系统与业务系统的有机结合，身份识别系统正在快速发展中，其中领导人的签字与签章也由手工向电子化转变，企业会计电子档案管理工作正在日渐健全。 （四）促进数据集成，加快财务档案精简的脚步

随着时代的不断发展，各种管理系统正在日渐成熟并应用于管理工作中，利用数据接口转换为FMIS的数据信息日渐增多，例如，通过ERP系统生成FMIS自动集成进货信息等。现阶段，企业要想使业务系统数据满足集成的条件，有必要将企业各业务操作功能进行细分，将之与实际经营流程一一匹配。值得重视的是，通过FMIS系统生成的会计数据，原始凭证就不用继续添加进去，只用做个标注即可，这样一来，会计凭证数量将大幅度减少，工作人员的工作效率将大幅度上升。

（五）构建会计电子文件管理系统，实现会计档案文档一体化

会计电子文件是通过办公自动化软件生产的文件，将之输入到会计档案管理系统中，从而形成会计电子文件管理系统。这一系统能够自动记录关于会计电子文件的相关资料，能够根据会计电子文件的生成时间，设置一定的年限并对管理进行提醒，超出管理年限的可以进行备份后删除。这一过程中，不仅能够保障会计电子文件和档案的真实性、可靠性，还能提供各种企业需要的会计电子文件以及档案。此外，还能保存纸质版会计档案录入后的会计信息，从而全面促进会计档案文件实现一体化。

（六）构建安全保障体系，确保信息安全

会计档案包含企业重要的商业文件，因此坐高安全工作尤为重要，档案管理部门可以通过安装防火墙、加密以及各种杀毒软件等方式加强会计档案信息安全，防止恶意攻击事件的发生，从而保证会计档案管理系统的安全运行。与此同时，有必要规范档案人员的工作流程，促进会计信息安全运转。构建安全监督体系，不仅能够确保会计信息的完整性、全面性、真实

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn

性，还能保障各个系统的安全运行。因此，加强档案管理工作流程的规范性具有重要意义，明确各个工作人员的权责范围，实施责任制，进一步保证电子档案信息的安全。 三、结束语

综上所述，会计档案实现电子化实质上是革新传统会计档案管理的一个形式，同时使会计档案管理更加规范化。采取科学合理的管理方法能够深度挖掘会计档案中的隐藏信息，通过现代化信息技术，给企业领导做决策时提供真实、可靠的依据，进一步提升企业的经济效益。因此，实现会计档案电子化，并做好电子化管理工作具有重要意义，以此才能最大限度的发挥会计档案的职能作用。从而档案管理的人员，一定要有自我提升的意识，不断创新管理方法，为提升企业的经济效益贡献自己的一份力量。 参考文献：

[1]牛雪梅. 论会计档案电子化的创新管理[J]. 经营管理者，2015，03

[2]王东娣，朱丹. 浅探会计信息化下会计档案的电子化管理[J]. 会计师，2011，06 [3]孙红雁，邱明东，王樱桦. 浅探信息化条件下会计档案的电子化管理[J]. 商业会计，2012，19