重庆翔达法律咨询有限公司 案件系统管理规定（试行）
第一章 制定目的
第一条 为了进一步提高重庆翔达法律咨询有限公司（以下简称“公司”）案件办理标准规范化程度，通过规范化办案流程管理，提高办案质量与效率，根据重庆翔达法律咨询有限公司OA办公系统－案件管理系统要求，制定本规定。
第二章 适用范围
第二条 案件管理系统由本公司领导、部门负责人、员工、其他有权进入案件管理系统进行操作的工作人员使用（以下均简称为操作人员）。操作人员必须按照信息资源部制定的有关案件系统管理规定使用案件管理系统。
第三条 操作人员应通过工作内网依据权限访问案件管理系统，实现网上案件办理以及网上案件数据的查询、数据汇总和案件报表制作等工作。
第四条 信息资源组负责案件管理系统的总体规划、维护以及信息点填报管理和案件数据的分析汇总等工作，收集、上报和解决案件管理系统使用过程中出现的相关问题，保障案件管理系统正常运行。
第三章 案件管理系统使用要求
第五条 OA办公系统－案件管理系统（以下简称案件管理系统），根据现代化办公的要求，利用互联网平台，采用浏览器/服务器结构建立起来的案件管理系统。 第六条 每天留在公司的员工必须登录案件管理系统，外出的员工必须到行政人员处报备，由行政人员在案件管理系统中予以注明。
第七条 在案件管理系统使用过程中出现软件应用问题，操作人员应及时通知信息资源部部长。信息资源组组长接到通知后，应立即联系软件开发人员及时处理。
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因故不能立即处理的，应及时上报相关领导。
第八条 信息资源部负责对案件管理系统人员登陆账号和工作权限进行统一操作、管理。
第九条 操作人员应熟练掌握案件管理系统的操作方法，妥善保管好本人登录账号密码，预防登陆账号被盗用造成泄密。初始密码分配后，应及时对密码进行更改。
第十条 未经许可，不得私自使用他人案件管理系统登录账号进行操作。
第四章 案件管理系统案件流程使用要求
第十一条 市场部接案人员接到案件后，应当在24小时内负责将案件基本信息录入到案件管理系统中，并同步扫描上传与案件相关的所有材料。
第十二条 接案人员需要上传的有关案件文档材料包括收发货单扫描件、结算单的扫描件、合同扫描件、诉讼移交单扫描件、委托代理协议扫描件、签字的授权委托书、客户身份证扫描件、被告身份信息扫描件、营业执照扫描件、保全担保物证件相关扫描件、接案录音、照片、视频、接案总结等。
第十三条 市场部部长接到接案人员的审批申请后，应当在12小时内完成接案审批，对其中没有按照规定填写“案件信息”表单和上传资料的案件，点击“不同意”按钮将案件退回接案人员补充材料；对不属于我所接案范围的案件，点击驳回按钮，案件进入休眠状态；对于符合接案条件且资料齐全的案件，市场部长应当点击“同意”按钮，及时将案件移交诉讼部和保全执行部。
第十四条 接案审批通过后，市场部部长应当将案件移交给诉讼部部长。诉讼部部长对移送的案件在12小时内进行签收并完成案件分配工作，对其中不符合条件或者案件材料不齐全的案件，点击“不同意”按钮将案件退回市场部。
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第十五条 市场部接案人员应当随时跟进自己的案件，了解案件的进展情况并做好客户的维护工作。
第十六条 诉讼部部长在案件签收后及时将案件分配给承办律师。承办律师需在48小时内完成文书的制作并将完成的文书等上传至案件管理系统。不能在规定期限完成文书制作工作的，在案件管理系统中填写“延期申请表单”后向诉讼部部长申请延期。申请延期次数不得超过两次。
第十七条 承办律师两次申请延期后仍无法在规定的时间内完成文书制作的，承办律师可以向诉讼部分管主任再次提请延期申请，由诉讼部分管主任决定同意再次延期或指更换承办律师。
第十八条 承办律师文书制作完成后应当在案件管理系统中“文书制作信息”表单下的案件文档中上传。
承办律师需要上传的文书材料包括：租金核算表、赔偿表、违约金表、被告应付款明细表、起诉状、财产保全申请书、查证申请书、所函、阅卷笔录、文书制作总结等。
第十九条 诉讼部部长接到承办律师审查文书的申请后，应当在12个小时内完成文书的审查工作。
第二十条 承办律师在诉讼部长完成了文书审查工作后，应在24小时内前往法院立案。完成立案后，承办律师应及时完成案件管理系统中的“立案信息表单”并将从法院收到的相关材料扫描上传到案件管理系统。立案不成功的，需说明原因。 承办律师需要上传的立案材料包括：受理通知书、举证通知书、收据、收条、立案总结等材料。
第二十一条 诉讼部部长对承办律师上传的立案材料进行审批，并在12小时内
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完成审批工作。审批完成后，诉讼部部长及时将案件交调解人员，由调解人员开始着手调解。
第二十二条 调解人员应当根据每天调解案件的实际情况更新案件管理系统，每天至少填写一张“施压记录单”，下班之前更新到案件管理系统。
第二十三条 调解人员调解成功或者失败后，应当将调解的信息整理后完善案件管理系统中的“调解信息”表单，并上传以下材料：调解书或者调解协议或者和解协议、撤诉裁定、解除保全裁定、调解总结等。
第二十四条 被安排催款的人员应当及时收款并将收款情况在案件管理系统中录入，收款成功或者失败后应当在案件文档中上传以下材料：收据或者收款证明、强制执行申请书、法院开具的生效证明、总结等。
第二十五条 调解失败需要开庭的案件，诉讼部部长应当在12小时内将案件分配给开庭律师，开庭律师应当在48小时内完成庭前准备并上传相关准备材料交诉讼部长审批。
开庭律师需要上传的庭前准备材料包括：上诉状、代理词等。
第二十六条 诉讼部长接到开庭律师的庭前准备材料后应当在12小时内完成审批工作。
第二十七条 开庭律师接到诉讼部长的开庭通知后应当准时出庭，庭审结束，收到法院判决书后应当在24小时内上传相关的庭审材料交诉讼部部长审查。
开庭律师需要上传的开庭材料包括：庭审笔录、判决书或者调解协议、开庭总结。
第二十八条 开庭律师接到诉讼部长制作法律意见书的要求后，应当及时完成法律意见书，并在48小时内上传相关的法律意见书的资料。
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制作法律意见书需要上传的资料有：小组讨论记录、法律意见书、总结。
第二十九条 保全执行部工作人员在保全过程中应当及时将获取的保全信息反馈到案件管理系统中。
第三十条 案件结案后，案件管理系统自动进行电子归档，并由信息资源部负责归档案件的管理。
第三十一条 二审开庭的流程参照一审的相关规定。
第三十二条 操作人员在办案的各个环节中，必须完善对应的表单内容，表单的填写必须规范、完整，对确实没有收集到信息的表单内容填写“无”。
第五章 案件管理系统的检查监督与考核
第三十三条 OA系统所有操作人员应当严格按照本规定要求使用案件管理系统，由信息资源部负责对各部门的使用情况进行监督和考核。
第三十四条 信息资源部每周一上午十点后开始检查案件管理系统上的信息录入情况，每周五对当周的检查结果予以通报。
第三十五条 系统的操作人员在信息资源部检查之前发现信息录入错误的，可向信息资源部申请修改信息，检查时或检查后提出申请修改信息的，信息资源部不予修改。系统的操作人员如果提出信息修改的，须做登记。信息资源部月底的时候将登记表反馈给各部门，作为其部门员工绩效考核的依据。
第三十六条 系统的操作人员必须完整填写案件信息表单、上传相关资料文件，按时完成本步骤任务，否则按照以下规定予以处罚。
第一次发现未按规定使用案件管理系统且情节轻微的，信息资源部通过站内信的方式通知改正。
第二次发现未按规定使用案件管理系统或者第一次不按规定使用造成严重后果
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的，予以通报批评一次。
第三发现未按照规定使用案件管理系统的，予以每次20块钱的罚款处罚。 第三十七条 各业务部门有权录入信息资源库的客户、案件对手等信息，业务部门人员录入资源库信息的数量、质量以及录入案件信息表单的完整度、质量都将作为该业务人员绩效考核的依据。
第三十八条 操作人员不得任意修改案件管理系统中的内容。违反要求任意修改系统中内容，情节轻微的，给予通报批评的处分；情节严重，给律所造成严重损失的，应当承担相应的赔偿责任。
第六章 其它
第三十九条 本规定由重庆翔达法律咨询有限公司负责编制、修订和解释。 第四十条 本规定从下发之日起实施。
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