印章及证照管理制度

印章及证照管理制度

第一章 总则

一、 为了保证公司印章、证照使用强度权威性、合法性和安全性。依据公司规范运营、

防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，制定本规章制度。

二、 本管理制度所致印章包括公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人章等

具有法律效力的印章；证照包括公司营业执照、各许可证、组织机构代码证、税务登记证、执药注册证及各类备案表等合法证照。

三、 公司的印章、证照统一由公司XXXX进行管理，总经办需确定具体的印章、证照保

管及使用责任人(以下简称专管员),专管员要树立个高度的责任心，保证印章、证照保管和使用的安全。除总经办同意外，不得擅自转交他人代管。

第二章 印章管理

四、 公司实行印章使用登记管理制，使用以及领取。归还印章时应予以登记。 五、 公司各部门一律不得自行刻制公章。

六、 印章专管员每天下班前应检查印章是否安全，并将印章妥善保管，不得将印章存放

在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章有无异样，若发现异样情况应立即报告。

七、 印章专管员因事、病、休假等原因不在岗时，总经办应指定他人代管印章，印章专

管员要向代管人员交接工作， 交代用印章的注意事项，专管员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。

八、 交接工作时，应严格办理交接手续，填写《印章交接单》(附近1)，登记交接日期，

管理印章类别等。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存、

九、 公司各部门因公务需要加盖公司公章、合同专用章、发票专用章、财务专用章、法

人章的，或公司员工因私事需要加盖公司公章的，使用人或需使用的员工应在印章专管员处填写好《印章使用登记表》(附件2)，并经双方签字确认。印章专管员应对文件内容和所登记的事项进行核对，经核对无误后方可盖章。

十、 财务部使用的常规性、一般性的表格、文件，如规范性的各类报表等，由财务负责

人审批后盖财务专用章。 十一、 未经总经办同意，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍函、证明以及合同上盖章。 十二、 印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，应填写《印章外借登记表》

(附件3)，经双方签字确认后，方可携带使用。外借人员应对印章进行妥善的保管，如

损坏和丢失，应承担补办费用及相关责任。

十三、 印章使用完后，需到印章专管员处归还，填写归还日期；印章专管员应对归还的印

章员进行检查，确认无损后再签字。 十四、 相关文件经盖章后，应将盖章的文件原件存档保管，在确实无法留存原件是以复印

件存档。已盖公章的文件若不能使用，必须交回总经办销毁。

第三章 证照管理

十五、 公司实行证照使用登记管理制，使用以及领取、归还证照时应予以登记。

十六、 证照专管员应把证照进行分类整理与保管，并按时办理各种证照的年检。变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。

十七、 公司各部门或员工因公务需借阅或复印公司有关证照的，由使用人填写《证照使用登记表》(附件4)，经使用人和证照专管员签字确认后，使用人方可借阅或复印。有关证照的复印件如不能使用或使用后应交回办公室进行销毁。 十八、 公司各部门或员工因公务需要外借公司证照的，由使用人填写《证照外借登记表》(附件5)，经使用人和证照专管员签字确认后，方可外借使用。外借人员应对证照，进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。

十九、 证照使用完后，需到证照专管员处归还，填写归还日期，证照专管员应对归还的证照进行检查，确认无损后再行签字。

第四章 其他

二十、 本制度经总经理批准后执行。 二十一、本制度由办公室进行解释。

附件1

印章交接单

部门名称:____________________________

交接印章名称：__________________________________________________________

________________________________________________________________________

交接印章日期：________年_______月_______日。

以上印章自______年_____月_____日起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任

均由印章接收人________________负责。

移交人：____________________ 接收人：__________________________

________年_______月_______日 ________年_______月_______日

印章授权人签字确认：___________________ ________年_______月_______日。

附件2

印章使用登记

序号 1 2 3 4 5 6 7

印章类型 用途 部门 使用人签字 日期 印章专管员签字 附件3

印章外借登记

序号 1 2 3 4 5 6 7 印章类型 附件4：

用途 部门 使用人 签字 借出 日期 归还 日期 印章专管员签字 证照使用登记表

序号 1 2 3 4 5 6 7 证照名称 用途 部门 使用人签字 日期 印章专管员签字 附件5：

证照外借登记表

序号 1 2 3 4 5 6 7 证照名称 用途 部门 使用人 签字 借出 日期 归还 日期 印章专管员签字