办公室档案管理办法

　　第一条 为了加强公司人事档案管理，使之逐步实现科学化、制度化、系统化的要求，参照国家和上级主管部门有关档案管理的规定，结合公司的实际情况，特制定本规则。

　　第二条 档案管理的种类;根据国家的规定要求和劳动人事管理的特点，将劳动人事工作形成的诸多材料整理分成三大类：职工个人档案、专业技术档案、文书资料档案。

　　第三条 职工个人档案主要由记载个人在历史各个时期表现情况的原始资料，各项工作能力素质状况和有关背景材料等构成。它主要包括职工履历、社会关系、职务、学历、工资变动情况、奖惩记录等以及各个时期的表现鉴定。

　　第四条 专业技术人员(包括工人技师)档案主要由记载其技术状况的原始材料和考核评聘等有关的材料构成，它主要包括专业技术人员的技术职称(职务)评聘申请表、工作总结、所在单位鉴定、评审委员会评审结果记录、聘任或解聘书、高、中、初等级变化记录和评聘工作的有关资料。

　　第五条 文书资料档案主要由记载公司劳动人事管理活动的主要过程原始材料、各项重要而且常用的劳动人事政策规定的目录或摘要、劳动人事系统各岗位在工作中产生的各类正式文书、各种劳动人事统计报表和有关信息资料构成。

　　第六条 档案管理的内容

　　一、档案的建立

　　1.职工个人档案，凡是新进公司的职工，劳动人事部门应按规定内容为其建立个人档案，并按公司档案管理规范统一整理分类、编号。

　　2.专业技术人员档案，对专业技术职称(职务)评聘管理部门或岗位提供的职称(职务)评聘的有关资料，按规定要求进行分类、整理、编号、归档。

　　3.文书资料档案。对文书管理提供的各类文书资料，按设计要求进行分类、整理、汇编成册、编号归档。

　　二、档案的日常维护：档案的日常维护主要包括整理、分类、编号、装订、编目录、内容增删、订正、输入电脑等项内容，重点是增删、订正、更新。

　　三、档案的查询、借阅：档案查询、借阅管理的内容主要根据上级有关规定或公司的管理需要制定查询、借阅档案规定，对档案的查阅、借阅实施管理。

　　四、档案的传递：档案的传递主要指职工个人档案和专业技术人员档案传递到流向单位。

　　第七条 档案管理的标准

　　一、职工个人档案

　　1、符合国家和上级主管部门规定的档案管理要求。

　　2、能够及时、准确、完整的提供反映公司专业技术职称(职务)评聘情况。

　　二、文书资料档案

　　1、能够及时、准确地提供劳动人事管理方面的文书资料.

　　2、能够及时提供劳动人事管理方面的政策规定的文号、文件、标题或摘要。

　　第八条 档案的内部管理制度

　　一、凡新聘职工个人档案应在报到后的一个月内完成。

　　二、专业技术人员档案的建立，应在专业技术职称(职务)评聘管理部门或岗位移交有关材料后的一个月内完成。

　　三、文书资料档案的建立，首先由文书管理岗位每年二月前将上年度的文书资料交档案管理岗位，然后由档案管理岗位在接到后30天内完成整理、分类、编号、装订、编目、摘录、输入电脑等工作。

　　四、应在有关岗位提供变更内容后的一个月内，对档案的有关内容进行增删、修正。

　　五、档案的查询、借阅必须按有关规定执行。

　　六、每年4月前对公司的档案管理工作进行一次检查。

　　七、文书资料档案的分类、目录编排、编号由公司行政人事部统一确定。

　　八、档案管理岗位应及时为公司各方面提供档案资料查询。

　　第九条 人事档案查阅、借阅

　　一、查阅档案的范围

　　1.因干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国、福利待遇、治丧等需要查阅本人档案的。

　　2.与他人案件有密切关系，而该人已经死亡或因病不能口述和书写，无法直接提供情况以及其他特殊原因，必须查阅其档案取得证明材料的;

　　3.因某种特殊情况需要查阅本人档案的;

　　4.编写公司史、地方志、撰写人物传记等，一般不得查阅干部档案，可直接向干部本人采访。如该干部已经死亡或年迈丧失记忆，有病不能口述、书写，可酌情提供其履历和自传材料给予查阅。

　　二、借用档案的范围

　　1.领导因审批职务任免、出国、晋升和享受待遇考察了解等需要借用有关人员的档案;

　　2.商调职工需要，将档案寄送接受部门(分支机构)审查;

　　3.本部门有关领导因对于政治审查、考察、考核需要详尽研究而暂时借用。

　　三、出具证明材料的范围：出具证明材料，指的是按需要和允许提供利用的范围，将人事档案中的有关材料内容摘抄或复制成单项的材料，用以证明该人员的有关情况。这种方式一般只限于审批案件、出国留学所必须提供的证据、证件等。凡因入团、入党、入学、参军、提干、出国等进行政治审查，需要了解其父母或亲属的情况时，一般不能查阅档案，可由干部所在单位提供证明材料。

　　四、查阅、借用档案办理程序

　　1.借阅经理级以上干部档案欲申请人填写《查阅、借用档案审批表》，经借阅档单位盖章和负责人签字，报公司领导审批;

　　2.借阅经理级以下人员的档案，经申请人所在部门领导批准，行政人事部审核，方可调出档案。

　　五、查阅、借用档案的注意事项

　　1.查阅档案的人员，必须携带本人工作证、身份证，在查阅时不准边阅边议档案内容，更不准向无关人员泄露档案内容。

　　2.查阅档案时不得涂改、拆散、抽出、增添、圈划、污损;

　　3.未经批准，不得复印档案材料，摘抄复制的材料应办理登记手续并负责保管好，不得给无关人员阅看，用完必须自行销毁;

　　4.查阅档案需到档案室进行，原则上不得带走;特殊情况需借出的，必须在当日归还。

　　5.借用的档案，必须保证绝对安全，要严格保密，妥善保存，不准转借，不准交无关人员和本人翻阅，用完及时归还。