协调会会议纪要

　　时 间:x年7月31日上午9时

　　地 点:台花园业主委员会办公室

　　参加人员:

　　物业管理有限公司:王总，曲经理

　　台花园业主委员会:

　　会议议题:第一次三方沟通协调会，由台花园业主委员会提出以下各问题，由三方友好协商，形成以下共识，并记录如下:

　　一、关于签订物业委托管理合同问题

　　业委会提出应与管理处签订深圳市住宅区物管条例第二十六条所指明之委托管理合同。

　　经三方商讨，形成意见如下:

　　三方同意签订此合同，由管理处提出样本，并于下次协调会之前提交给业委会，下次会议将对合同中条款进行商讨。

　　二、关于业委会与管理处沟通方式问题:

　　业委会提出与管理处沟通渠道及方式应规范化，经三方商榷，形成意见如下:

　　1、业委会收集的业主投诉以书面并加盖公章交管理处，管理处签收并于24小时内书面答复具体解决方案及时间。

　　2、业主直接投诉管理处，由管理处直接答复业主。

　　三、近期业主投诉问题

　　业委会就近期业主关心的问题与中建、及管理处商讨，形成意见如下:

　　1、保安问题:所有人员进出必须使用IC卡(为保障小区安全，请各业主配合)。如无卡则由保安呼叫相关业主，确认身份并登记后放行。保安定时在每楼层巡查并签到。签到表在每楼层的防火柜中，请各业主监督。

　　2、小区内私建滥建问题:由于管理处的前期管理等种种原因，导致出现个别业主侵占公共用草皮及顶层防火通道等现象。解决办法:管理处书面向私建滥建业主提出整改通知，如在整改期限未改则管理处依法律法规所规定请建设局或法院强制执行。

　　3、小区清洁问题:业主对小区的清洁卫生情况相对较为满意。此项工作也请业主继续监督。

　　4、小区收支帐务:审计后书面告知业主。

　　四、关于财务报表的公布问题

　　经三方商讨，形成意见如下:

　　管理处每季度自行向业主公布季度报表，贴在各单元告示板上。

　　五、关于小区管理费财务审计问题

　　此项问题经三方商讨，形成意见如下:

　　王总表示，帐务无任何问题，xx公司欢迎审计监督。三方将于8月2日14点30再次协商有关审计的具体事宜，预计8月3日开始审计。

　　六、关于小区有关档案资料的归还问题

　　小区档案资料自移交已来，已由管理处悉数借走，为规范档案资料的管理工作，经三方协商，形成意见如下:

　　管理处于近期将相关档案资料归还业委会，如需要随时向业委会借阅。

　　七、关于定期召开三方工作协调会议问题

　　经三方商讨，形成意见如下:

　　三方达成共识定期召开三方工作协调会议，原则上每月召开一次。

　　八、关于季度财务报表亏损问题

　　表示，此问题待审计后书面告知业主。

　　九、关于定期举办社区文化活动问题

　　经三方商讨，形成意见如下:

　　管理处初步同意每年组织3到6次活动。

　　在会议上，王总表示:希望广大业主多与沟通消除分歧，并表示会把台物

　　业管理尽力做好。