(20xx年xx月xx日业委会会议通过)
第一条所有档案资料,由业主委员会指定专人负责保管。
第二条各种档案资料应分类进行登记、编号,妥善保管。
第三条档案室设在物业楼二层。
第四条档案资料主要包括:
(一)各类会议记录、纪要;
(二)业主大会、业主委员会作出的决议、决定等书面材料;
(三)各届业主委员会产生、备案的材料;
(四)山庄内所有建筑物产权清册及业主联系方式;
(五)订立的物业管理服务合同;
(六)山庄标识,有关法律、法规和业务往来文件;
(七)业主和使用人的书面意见、建议书;
(八)维修资金收支情况清册;
(九)会议录音、录像、照片等;
(十)竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;
(十一)设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料;
(十二)物业工程验收和质量保修文件,物业使用说明文件;
(十三)物业管理所必需的其他资料,包括物业交费统计表、物业经营开支统计表、物业服务人员花名册等;
(十四)其它有关材料。
第五条委员因工作需要须查阅档案资料,并认真填写档案查阅单,不得将资料带出档案室。
第六条业主查阅档案资料,须经两名业委会委员签字同意,并办理查阅手续,不得将资料带出档案室。
第七条查阅档案的委员和业主应尊重业主的'隐私权,依法保守秘密,若泄密依法承担全部责任。
第八条因管理不当,发生档案资料遗失或残缺,档案管理人员的应承担相应责任并赔偿由此产生的损失。
第九条本制度经业主委员会会议通过,按照《议事规则》第二十六条公示后生效。
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