文秘人员如何提高办公效率

文秘人员如何提高办公效率

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　　一、作为一名出色的秘书，要有效利用工作时间,提高办公效率应该从下几方面开始:

　　1、明确自己的工作任务和职责;

　　2、要区分常规工作和非常规工作;

　　3、动脑筋思考,分清工作的轻重缓急,判断工作的先后次序,重要的工作、紧急的工作先做,科学的有序的一项一项地完成工作任务。

　　4、巧妙地运用一些方法,合理分配精力,精明地利用时间,以提高效率;

　　5、使用办公辅助手段帮助组织工作;

　　6、安排工作要适应整个流程的正常运转,不间断、延误或降低团队的整体效益;

　　7、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限,不能只凭个人想象和爱好安排工作;

　　8、秘书应尽量坚持记工作日记,通过时间和活动的详细记录,认真分析、评估自己利用时间的有效程度。

　　二、秘书在实际工作中，常常会遇到这些情况：

　　做会议记录，写着写着笔没水了;

　　订文件时，刚订一下，订书机卡壳了;

　　用胶水时，找不到刷子;

　　开会时间到了，找不到会议室的钥匙;

　　类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。

　　这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?

　　三、日常使用的必备工具：

　　1、准备2支以上的笔，经常带在身上。

　　2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。

　　3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。

　　4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。

　　5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。

　　6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。

　　7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。

　　8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。

　　以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。

　　四、作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：

　　1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。

　　2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。

　　3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。

　　4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。

　　5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。

　　6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。

　　7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。

　　8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。

　　9、与本职工作有关的表格。

　　一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。

　　一、把必需品放桌上想要在工作效率上有所提升，从办公桌上下手吧。比如电脑本、笔记本、资料等重要东西，千万要出现在办公桌上，不要收在抽屉里。

　　二、收起无用之物把生活上的一些东西尽可能的收到抽屉里，不仅眼不见为净，还能很好的排出你的杂念。分神的时候偶尔看见那些东西会刻意去把玩两下，这样时间就悄悄溜走了。

　　三、制定工作目标做一个详细的工作目标和每天的行程安排，比如上午主要是做什么内容的工作，下午是做什么内容的工作。或者分的更细一些，哪个小时该干什么，一个月内完成什么任务等。