2、创建数据项目列表，它们将出现在下拉菜单中。输入将要显示在列表里的数据。需要在一列或一行表格里输入数据，且中间不要有空白单元格。如果想要在单个工作簿里插入不同数据，点击工作簿标签，输入数据。然后选中并高亮标记数据。右键点击选中的单元格，然后点击列表出现的"定义名称"，点击"确定"。然后你可以保护或隐藏工作表，以防他人编辑列表。
5、点击"数据工具"组里的"数据验证"按钮。接着出现"数据验证"对话框。
6、点击"设置"选项卡，然后点击"允许"下拉列表中的"序列"。
7、点击"来源"对话框最后的滑块按钮。从下拉框中选择数据列表。如果创建数据列表的名称，那么在"来源"对话框里输入等号，然后输入列表名称即可。
8、根据是否允许下拉框的单元格内保留空值，来选择或清除"忽略空值"对话框。确保选择"提供下拉箭头"选项。
9、点击下拉框单元格后，点击"输入信息"选项卡。确保选中"选定单元格时显示输入信息"，然后输入"标题："和"输入信息："，它们会出现在信息选项卡中。
10、如果在下拉框中输入无效数据，那么可以编辑"出错警告"选项卡，来显示警告信息。确保选中"输入无效数据时显示出错警告"。如果只想显示警告或信息，不阻止无效数据的录入，请选择"样式"下拉列表里的"警告"或"信息"选项。如果想要显示信息并阻止无效数据的录入，请选择"样式"下拉列表里的"停止"。输入"标题："和"错误信息："，这样在录入无效数据后，就会弹出出错警告。
如果下拉列表里的数据项目比下拉框还长，请更改单元格的宽度来显示全部文本。