进行邮件合并的简单操作步骤?
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发布时间：2022-04-22 22:42
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热心网友
时间：2022-07-12 14:57
1、需要一份excel文件，文件中存放了每个人的信息。
2、需要一份word的模板，以录取通知书为例。首先在word中插入背景图片，接着在图片上插入文本框，并输入必要的文字，除了个人信息之外的，其他的内容都填写完整，并排版好。
3、切换到“邮件”菜单下，点击“选择收件人”，接着点击“使用现有列表”。
4、然后打开excel信息表。
5、选择信息表中个人信息所在的工作表名称，接着点击“确定”。
6、点击姓名所在的位置，选择“姓名”，然后点击“插入”。
7、重复步骤3，直到把所有的个人信息域都添加斤模板为止。
8、点击“完成并合并”下的“编辑单个文档。
9、展示最终合并结果。
热心网友
时间：2022-07-12 16:15
第一步：准备数据源
这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之：只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里，我以Excel为例。 下图是一个Excel工作表文件"DataSource"，里面有一个工作簿"录取通知书"，工作簿里面有三条数据记录，我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。 图一
第二步：准备模板
模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。 下图是一个模板文件"Template"，就是录取通知书的大致样子（大标题和序列号我就省了啊）。 图二
第三步：邮件合并
打开模板文件template.doc，从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏"，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图，红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。 图三 下面，step by step,follow me： 1.设置数据源 点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮（图三中第二个），选择"DataSource.xls"文件，单击打开，然后会再弹出一个"选择表格"的窗口，要求指定使用哪个工作簿，因为只有一个工作簿"录取通知书"，直接点击确定，完成数据源设置。 2.插入数据域 这里，我以插入新生姓名为例。 2.a 将光标定位到要插入数据的地方（这里插入新生姓名，就放在文档开头"同学："之前） 2.b 点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮（图三中第二个），在弹出的窗口中选择"姓名"，然后单击"插入"，如图： 2.c 单击关闭（MS Office这一点不知道是什么用意，不能一次插入多个域，插入完毕又不自动关闭弹出的窗口） 重复上述操作数次，依次插入其他元素（院系，专业，学制等）。全部完成之后，模板是这个样子的（为强调哪些数据是动态插入的，我将插入的数据域都用红色表示）： 3.查看合并数据 单击邮件合并工具栏上"查看合并数据"的按钮（图三中"插入Word域"右边那个按钮），即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。
第四步：完成合并
到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择"合并到新文档"（适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择"合并到打印机"（适用于成百上千条记录），并不生成Doc文档，而是直接打印出来。 下面是合并到新文档之后，新文档的效果图： 两条记录之间的黑线是分页标记。当然，如果打印成通知书还要调整版式，这个是排版的基本功，我只是演示怎么进行邮件合并，排版的咚咚我就不赘述了。 邮件合并功能非常强大,"插入Word域"的功能可以先对数据进行处理(逻辑算术运算格式化等)然后插入,比如要打印英语证书,可以设置分数小于60打印"不及格",60和80之间打印"及格",80以上打印"优秀".这些东西就由各位读者自行挖掘了
