如何让会议纪要变得轻松高效？
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发布时间：2022-04-22 13:28
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时间：2023-09-29 16:29
(一)工作会议记录前的准备工作 要明确这次会议的主旨是什么，也就是主要讨论的是什么问题; 熟悉会议情况和文件 熟悉与会人员 熟悉会议环境 做好物质上的准备，如记录工具等。 (二)在会议记录工作中，有3种常见的记录方法： 详细记录： 即要求有言必录。 摘要记录：一般性的会议可以使用 简易记录：即除了记录会议概况外，只要求记录会议的议题议程和会议的结果，不必记发言的内容和经过。简易记录仅限于事务性会议。 会议主要都是根据大的方向阐述开来的一些具体问题，便要将这些小的具体问题整理出来。 会议记录的技巧。一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。 一快，即书写运笔要快，记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。 二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当成篇。 三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如"但是"只记"但"，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。 四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇，等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。会议记录应该突出的重点有：(1)会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;(2)会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;(3)权威人士或代表人物的言论;(4)会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;(5)会议已议决的或议而未决的事项; (6)对会议产生较大影响的其他言论或活动。 会议记录的整理 会议记录的整理原则： 1.忠实于讲话人、发言人的原意。 2.保持讲话人、发言人的风格。 3.要整理得完整、全面，不仅会议内容、讲话人主要精神、关键句子不要遗漏，而且重要的插话、会场动态如表决等都要整理上去。 4.整理时要做到层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号、字迹清晰，避免错别字。 5.会议记录整理出来后，如果是一个人的讲话记录，应送讲话者本人、会议主持人或召集人审阅。 另附：会议记录并不是要求记录者准确的记录每一个事项和每一句话，因为这是不可能在短时间内速记下来的。那么如何制作一份比较让人满意的会议记录呢?首先，记录所有有参会人员的名字。然后就是记录本次会议的主题，接着就是记录本次会议的大致内容。内容就是指在会上那些发言人说的话，可每个人语速也好，口齿也罢都不见得会让所有人听明白或听清楚，那怎么办呢?很简单，抓住他这个说话的真正主题意义!!相信各位读语文的时候都知道如何去抓住文章的主题思想吧，这个会议记录其实就是和这个很类似，你不需要准确记录他们说的每句话，你只要听明白这个人说这么一段话想表达的意思就行，最后就是你要在会议纪要里添加这次会议最终达成的议题：有多少人表示了相同的看法，本次会议有没打到如期目的;如果会议打算过几天再开，那么就要在记录里添加下次开会暂定的时间。只要按照上述的内容填写，那么这就是一篇让领导赞赏的一篇记录。 如何快速做好会议记录(二) 一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。 一快，即书写运笔要快，记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。 二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当成篇。 三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如\"但是\"只记\"但\"，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。 四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇，等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。 鉴于有些人对计算机打字不太熟练，可以采取下面措施来改善： 1.准确是不可动摇的前提、 打字是一种技能,并不是所有的人都可以达到飞速击键的状态,一个打字高手也不可能在历次比赛中都发挥得同样出色。对于大部分人来说，达到每分钟200击的速度不是高不可攀, 但是将错率控制在3‰就会淘汰大部分人。所以要强调提高速度应建立在准确的基础上，急于求成欲速则不达。 2.提高击键频率 击键方法，要弹击不要按键, 物理课讲过“弹性碰撞”，去的快回来也快，我们提倡瞬间发力就是这个道理。手指对键的冲击力劲要合适，速度也要快，而按键只是手指在机械地使劲，既没足够的后劲又没有弹性。正确的击键动作从分指法阶段就应养成。在练习过程中我们常选择长度相同的单字，并做适当的配乐练习，目的是感觉打字中的内在节奏，以击键动作仿效弹琴并创造一种氛围。提高速度比较好的办法是将一篇打字稿反复打，比如100个常用单词，第一遍5分钟打完，再练几遍可能3分钟就打完，几天以后再练习时发现不到2分钟就打完了，这就是技能训练的特点。提高击键频率要训练眼、脑、手之间信号传递的速度，它们之间的时间差越小越好，眼睛看到了一个字母马上传给大脑然后到手，这时眼睛仍要不停顿地向后面的字母飞快扫描。 3.加强紧迫感 中学开展英文打字课已有十二个年头了,它是做为一种技能训练走上课堂教学的,当初并没有想到指法会与中文打字有什么关系,中国人在电脑上工作最离不开的还是中文,而任何一种键盘输入法都与指法息息相关。指法训练有一定的速度要求，对素质教育也是一大推动。打字需要艰苦训练克服惰性，速度与质量的要求对每个人是一种挑战，在打字过程中要专心，也要有紧迫感，既要稳重，也要有竞争意识。 4.利用教学软件 有些英文打字软件可以自动跟踪训练过程, 检查错误的同时报告错率,计算速度的同时汇报成绩,甚至列出最新排行榜。图中示意出在练习一篇随机文章时的成绩汇报。在CAI中选择“综合练习”项目时会随机出现4百字左右的文章, 空格键开始后就自动计时,在录入过程中不允许改错。在冲击速度时，有些游戏可以刺激兴趣避免枯燥， 这些游戏在设计时已经将错率控制在一定比例范围内，一般是3‰左右，错情多打得再快也过不了关。 如何快速做好会议记录(三) —、概说 在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来，就形成了会议记录。 会议记录有“记”与“录”之分。“记”又有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要***。详记则要求记录的项目必须完备，记录的***必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。 二、格式 会议记录的格式分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分。 记录头的内容有： 1.会议名称; 2.会议时间; 3.会议地点; 4.会议*(主持人) 5.会议出席、列席和缺席情况; 6.会议记录人员签名。 三、要求 会议记录的要求归纳起来主要有两个方面，一个是速度要求，一个是真实性要求。 (一)速度要求。 快速是对记录的基本要求。 (二)真实性要求。 纪实性是会议记录的重要特征，因此确保真实就成了对记录稿的必然要求。 真实性要求的具体含义是： 1.准确。不添加，不遗漏，依实而记。 2.清楚。首先是书写要清楚，其次，记录要有条理。 3.突出重点。 会议记录应该突出的重点有： (1)会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动; (2)会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解; (3)权威人士或代表人物的***; (4)会议开始时的定调性***和结束前的总结性***; (5)会议已议决的或议而未决的事项; (6)对会议产生较大影响的其他***或活动。 飞熊公司项目会议 时间：1998年9月1日 地点：公司会议室 出席人：公司各部门主任 主持人：马燕(公司副总经理) 记录：祁迎峰(办公室主任) 一、主持人讲话：今天主要讨论一下《中国办公室》软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题。 二、发言： 技术部朱总：类似的办公软件已经有不少，如微软公司的WORD、金山公司的WPS系列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。 资料部祁主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规范。我指的是编辑方面的问题。如WORD中对于行政公文这一块就干脆忽略掉，而书信这一部份也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件，在技术上很有特点，但中国运用文方面的编辑十分简陋，离专业水准很远。我认为我们定位在这一方面是很有市场的。 市场部唐主任：这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认为有成功的希望，关键的问题就是必须小巧，并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼容问题。 各部门都同意立项，初步的技术方案将在十天内完成，资料部预计需要三个月完成资料编辑工作，系统集成约需要二十天，该软件预定于元旦投放市场。 散会。 主持人：(签名) 记录人：(签名)
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