信息化方式下记账的处理原理是什么
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随着经济的发展和计算机网络的应用‚会计信息系统面临着巨大的改革空间‚作为会计最基本的方法—记账方法的改革与完善‚引起了会计学人的高度重视和探索。本文主要研究关于记账符号、会计数轴、会计方程式、多元记账等内容。
记账方法;账务处理;会计信息;会计方程式;多元记账
这里研究的记账方法是狭义的概念‚即以会计凭证(通常是记账凭证)为依据‚运用一定的记账原理和规则‚把经济业务分类记录到账簿中去的方法。现在通行的复式(借、贷)记账方法符合人们对会计信息质量特征的一般要求‚也能适用于电算化处理会计信息。但由于记账符号、记账规则等方面的一些局限性‚需要对其进行扩展‚从而能够进一步加强对经济业务的分类处理能力‚进一步发挥会计信息系统的作用。
一、记账方法的数字化
马克思说:“一种科学‚只有在成功地运用数学时‚才算达到了真正完善的地步。”(保尔.拉法格 著 马集 译回忆马克思恩格斯人民出版社1973.3)从纯数学的角度看‚目前通行的复式借贷记账方法至少有三个方面还没达到完全数字化‚一是记账科目用文字表示‚二是记账符号用“借、贷”文字符号表示;三是记账金额只利用了数轴的右半部分‚只是在极少的特例情况下使用负实数。为适应新经济时代信息处理技术高度发达的要求‚需改进记账方法‚使之全数字化。对于记账科目‚可以使用科目编号的方法来解决‚下面本文着重探讨记账符号的数字化和记账金额的全(实数)数轴化。
(一)“+ -”记账符号
现行复式(借、贷)记账方法的记账符号“借贷”有二种含义‚一是表示记账方向‚如以丁字型账户为例则是表示左方和右方;二是在一定的程度上表示记账金额的增减‚如资产类账户“借”表示金额的增加‚“贷”表示金额的减少‚而负债或权益类账户则相反。将“借贷”数字化需满足两个条件:一是能表示记账方向‚二是能表示金额增减‚且无论哪一类账户所对应的增减‚含义最好是一致的。记账符号数字化的实现方法大体上可分两种:第一种方法是用数字替代“借贷”。如用“0”表示“借”‚用“1”表示“贷”‚但这种方法仅能满足前面所提出的第一个条件‚如再用于表示增减含义则过于勉强了。第二种方法是用数学符号“+ -”来代替“借贷”‚既可以表示记账方向‚又能直观地表示金额的增减‚这是一种较为理想的记账符号。
其实‚“+ -”记账符号并不是本人的新发明‚在会计发展史上曾有不少学者提出或使用过数学符号做记账符号:前苏联索科洛夫在《会记发展》(陈亚民等译、中国商业出版社1990年)一书中曾提到:“格拉杰夫和格诺夫(保加利亚)否定账户的两面结构而解释为单方面结构‚每笔记录冠以‘+’号或‘-’号;19世纪末‚德国学者M.伯利纳也提出用正号‘+’代表‘积极财产’‚以负号‘-’代表‘消极财产’;法国经济学派的继承人查拉波尔特认为每项业务最低限度要有两个账户‚一个是正的‚另一个是负的‚一个给予价值‚另一个获取价值‚然后引进符号‘-’和‘+’以取代‘借’和‘贷’”。近二十年来‚我国也有一些学者提出使用正、负数学符号作为记账方向和记账符号‚如杨爱芬《记账方法》、孙思湘《关于账户按用途和结构的分类》、陈颖源《现代会计学》、田君《复式记账原理探索》、李兴让《数理簿记与电脑簿记》以及付朝选在《财务与会计》上发文提出的以“+”、“-”作符号的“正负记账法”和万仁章设计的“中国式国际通用(+)(-)记账法”等等‚限于篇幅‚本文不打算把上述观点一一点述‚仅将其进行一个概括:上述一些论文或专著已部分提出“正财产、负财产”、“正账户负账户”等概念‚并提出使用(+)(-)、“+”“-”等数学符号分别取代“资产、负债、权益”等概念和“借、贷”等记账符号‚其中已有学者将其命名为“正负记账法”(付朝选19.5)。
本文所论述的“+ -”记账符号不仅仅是以数学符号“+ -”替代文字符号“借贷”‚而且还具有数学含义和一定的经济学含义‚主要表现在以下两个方面:
1.在数学含义方面:“+ -”不仅表示了记账方向‚而且还可以直接表示记账金额的增减‚这样就可以将传统的两栏(借方栏、贷方栏)发生额的记录与计算简化为独栏(发生额栏)的记录与加减计算。由此推论‚期初与期末余额栏也不必再分借、贷方‚仅用带“+ -”号的金额就可以了‚一般是正(+)数表示借方余额‚负(-)数表示贷方余额。当然‚还可以进一步简化将正数的‘+’号省略。
2.在经济学含义方面:根据“+ -”记账符号数学含义‚应当存在一个原点‚这个原点应怎样确立呢?正(+)数和负(-)数或加减法的经济学含义又是什么呢?查相关资料‚负(-)数有两种含义‚一是小于零的数‚二是相反的数。显然‚本文所述的负数主要采用第二种含义。现代企业大多是两权分离的‚从理论上讲‚无论是所有权或者是经营权都可作为原点‚但在实际效果方面两者有较大的差异。现在做简要的剖析:先假设以所有权为原点‚企业资产(财物)为“+”‚对外负债为“-”‚那么自有资本是“+”还是“-”呢?若为‘+’则难以建立方程式(也称会计等式)‚若为‘-’又好象有点牵强附会‚也不太符合数学含义上的相反数的概念。但假设以经营权为原点‚则能够顺理成章‚较好地应用“+ -”数了。企业的资产(财物)为‘+’、对外负债为‘-’‚企业的资本(或权益)则可理解为是经营者对所有者的负债(一种内债‚也可理解为是一种受托的责任)‚这样也符合数学上的“+ -”数是相反数的含义。一般情况下企业的两权分离与企业所有制没有必然联系‚因此以经营权为原点来理解“+ -”记账符号的数学含义是普遍适用的。也有这样一种情况‚某一人既是企业的所有者又是企业的经营者‚但他可把资本看作是作为经营者的他对作为所有者的他的负债‚即自己欠自己的债。从实际情况来看‚企业的日常管理是由经营者进行的‚账务处理过程作为经营管理活动的一个组成部分‚站在经营者的角度是较为合适的。下面‚本文还要涉及与“+ -”记账相关的一些问题‚均是从经营者的角度来论述的。
