wps如何加密文件保护重要文档的4个实用方法
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发布时间：2024-12-04 11:01
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时间：2024-12-04 12:02
日常工作和生活中，总有一些文件不希望被人看到，比如公司的机密合同、商业报告、记录账号密码的文档等等。
这些文档，该如何更好地保护呢？请看WPS为大家提供的4个解决方案。
01重要的文件，用「文档加密」上把锁
贵重的物品，我们会放在保险柜。重要的文件，我们也可以用WPS「文档加密」功能“上把锁”。
① 第一种方法：密码加密
通过这个功能，你可以对文件分别设置“打开”和“编辑”的密码。
即使文件被别人恶意拷走，也无法打开，轻松保护你的重要文件不被随意访问及篡改。
不过这种方式一旦遗忘密码，就无法恢复，所以需要你妥善保管密码。倘若你担心记不住密码，可以选择使用下面介绍的WPS「文档权限」功能。
② 第二种方法：文档权限
开启WPS「文档权限」功能，只有登录自己的账号才可以查看或编辑这份文件，即方便又安全。
如果需要转发这份加密文件给同事，还可以选择“添加指定人”，并设置他人对文件的操作权限。后续如果对方离职，也可以随时取消授权。
使用方法：
文字/表格/PPT 文件：升级WPS至最新版，点击左上角【文件】-【文档加密】-选择【文档权限/密码加密】即可。
若是PDF 文件，则点击选项卡【保护】-【文档加密】-选择【文档加密】，暂不支持文档权限设置。
02账号忘记退出？「设备管理」功能帮你远程下线
在公共电脑忘记退出WPS账号，那账号里的「云文档」安全该如何保护呢？
① 使用「临时登录」（Winodws版）
将WPS升级最新版后，若你在公共场合或借用他人电脑，你可以选择“临时登录设备”。
如此一来，当关闭WPS或电脑后便会自动退出并清理缓存文件，不怕留下登录数据和信息。
② 使用「远程下线」
在办公室的电脑忘了退出账号，下班回家后，我们也可以用手机轻松管理。
通过「设备管理」可以查看账号登录过的所有设备。无论是忘记退出账号，还是发现可疑的陌生设备... 随时都能远程操作账号下线。
「设备管理」进入方式：
手机版WPS ：点击首页左上角，进入【设备管理】。
电脑版WPS（Windows版） ：升级最新版后，在首页点击右上角【查看在线设备】-进入【管理设备】
03分享出去的文档，也能安全可控
用WPS云服务的「分享」功能传输文件，不仅能快速完成分享并实时同步更新的内容，还支持设置「访问权限」，避免分享后的文档被无关的人随意查看和修改。
比如：供大家公开传阅而不能修改的规章手册，可以选择【任何人可查看】；发给工作伙伴的资料，可以选择【仅指定人可查看/编辑】指定范围分享。
此外，你还可以自定义分享链接的【有效期】以及下载、另存、打印等权限，避免分享出去的文件后续外传以及被复制等风险。
「权限设置」开启方式：
点击文档右上角【分享】-选择权限即可进行设置。
04更安全的「私密文件夹」
如果你想体验更安全、更方便的加密方式，推荐你试试WPS「私密文件夹」功能。
注：该功能须开通会员。
它的优点主要是：
① 账号加密+密码加密双重认证
想要打开WPS 「私密文件夹」，不仅需要先登录WPS账号，还需要输入私密文件夹的密码，只有经过双重加密认证后才能打开。
此外就算忘记关闭电脑，「私密文件夹」也会帮你自动锁定，做你贴心的办公加密助手。
② 无痕使用
在私密文件夹里打开文件，不会在首页【最近使用】中留下打开过的记录，也不会被本地缓存。即便把设备临时借给他人，也不怕在首页无意泄露信息。
③ 数据存储
与常用数据隔离，单独保存隐私数据。
「私密文件夹」开启方式：
将WPS更新至最新版，点击首页【文档】-【我的云文档】，即可找到【私密文件夹】。
以上，就是WPS保护文档安全的一些解决方案，希望大家既能轻松愉快地享用便捷的服务，又能好好保护重要的资料。
